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本文系用户投稿,不代表机核网观点
2020 年 1 月 18 日,在汉口火车站接到从成都来武汉过年的父母,虽然我们都知道武汉开始出现一种新型冠状病毒,但是谁也没想到最后会变成封城封省、全国一级响应、春节假期延长的局面,一不留神就变成了疫区灾民。
在家自我隔离了几天后,收到了不少朋友的问候,大家对于浣熊市的基本情况非常关心,最常问的就是,家里人没传染吧,东西缺不缺?坦诚的讲,我所认识的浣熊市普通市民朋友没有中招的,春节前大家也都屯好了过年期间的货物,所以基本上也不缺什么,谢谢大家的关心,也希望大家多多注意安全,保重身体
随着疫情的发展,武汉之外其他地区政府的防治措施也是不断升级。我们有员工的城市,北京、成都、武汉、厦门、苏州,都已经启动了疫情一级响应。前两天国务院正式通知春节假期延期到 2 月 2 日(初九),上海和苏州也正式通知,企业开工时间不得早于 2 月 8 号(元宵节)和 2 月 9 号。可以预见的是,会有更多的城市发布通知延迟开工时间,意味着会有上千万的企业,在春节后的一周,办公室是关闭的。接下来春季流感和返工潮,是疫情控制的关键时期,我们从员工安全和企业正常运营考虑,春节后全公司转为远程办公,直至疫情结束。
疫情肯定会过去,这是毫无疑问的,但是企业是否能够挺过这一波疫情的影响活下去,不一定。红杉中国对成员企业的公开信,第一条就是要大家注意春节后的现金流和经营风险,平衡好企业责任和社会责任。很多有危机感的企业,都成立了应急响应小组,规划春节后的远程办公方案,在保证员工安全的前提下,维持公司正常运转。
远程办公对大多数公司来说都是陌生的,面对疫情导致的被迫远程,难免会有些不知所措。熟悉我们的朋友,知道 Tower 是一支有长期远程办公经验的团队,我们希望把远程办公的经验分享出来,给大家提供力所能及的帮助。
要注意的是,远程办公并不是适用于所有行业的办公方式,Tower 成都总部的团队,平时也是在办公室上班的。只是在疫情面前,它变成了每个团队都必须具备的协作能力。在消费和交通停滞的特殊时期,通过远程办公,尽最大可能保证工作不停,尽最大努力降低对公司经营的不良影响,是对抗疫情,齐心协力共渡难关的必要措施。

远程工作,从哪儿入手

首先想说的是,大家不用把远程工作想的特别复杂,我们已经在互联网/移动互联网时代浸润了那么久,仔细想想,办公室里的那些事情,换个楼下的咖啡馆是不是有很多也能搞定?所以针对这次临时的远程工作模式,我大概总结了以下几个简单的执行要点,供大家参考:

1. 在家办公也是办公,要明确上下班时间

在实行远程办公之前,应该在 IM 工具上和全体成员统一工作时间,特殊时期,大家更应该严格的按照工作时间正常工作。远程工作不是旅行办公,也不是有活就干没活休息,在特殊时期,我们每个人都应该有更高的自律标准,保障公司的正常运营,大家一致认可的工作时间是对自己也是对团队的承诺,它很重要。

2. 工作时间内成员在线

飞书、企业微信都推出了免费的视频会议服务来应对疫情,选择适合自己的 IM 工具,让团队随时保持在线,需要讨论时就发起面对面的视频会议,是远程协作的基础。
首先是团队成员彼此还能通过这样的方式见面,通过更频繁的沟通,可以缓解在家工作的不适应。
其次连接上视频会议后,有什么问题转头就可以沟通,减少远程时候的信息沟通的障碍。有条件的同事可以使用手机或者 iPad 这样的独立设备连接到视频会议上,不影响使用电脑,另外连接上的成员可以默认关闭语音,需要的时候再开启,避免环境声干扰。
最后不得不承认的是,如果一个人在家里远程,会有很多诱惑的因素,舒适的环境容易让人懈怠,特别是对于没有远程工作经验的团队来讲,我们建议大家还是通过视频会议的方式尽量连接在一起,彼此鼓励。

3. 使用工具帮助团队工作内容透明

远程以后,信息的碎片化会比较明显,各种信息可能会散落在会议、IM、邮件、文档里,到底接下来团队重点要做什么,谁负责什么,我们需要使用任务协作工具把它们管理起来,可以从以下几点着手:
  • 培训团队负责人,按部门或者工作目标建立项目,科学规划工作内容。
  • 把工作内容细化为任务,复杂的任务可以进一步拆解为子任务,明确负责人和完成日期;
  • 每个人每天从「我自己」页面开始工作,每天工作结束后,调整「我自己」页面的任务完成时间,使用任务评论功能同步任务完成情况,上传成果物,使用 @ 功能告知团队成员;
  • 团队管理者可以使用鹰眼的延误率统计每天查看任务延误情况,追踪哪些任务延期,尽早介入,协调团队的整体工作节奏和进度。
这些要点其实主要是团队的一些「共识」,大家在远程工作的时期按照这个共识进行工作,各个小团队 leader 或者项目经理抓任务执行结果,有问题的时候视频或者 IM 工具跟上及时沟通即可。

4. 安排有仪式感的例会

分拆的小团队可以实行早会和晚会制度,大家在视频会议上沟通每天的工作执行情况。我们一般就问「三板斧」,今天吃了啥今天做了啥,明天打算做啥,有没有什么问题或者风险?这种定期的日会和晚会就像团队每天工作的发令枪和熄灯号,另外每天的例会尽量让每个成员都简单讲几句,有助于凝结团队,人散心不散。

其它参考资源

  1. 关于我们团队远程办公的更多信息,可以参考去年 12 月新鲜出炉的文章:《如何攻克异地协作难题?看 Tower 的 72 个月远程工作实践》
  2. 更久远一些的,有远程 4 年时候写的这篇:《Tower 团队 48 个月远程实践》
  3. 极客时间联合创始人池建强关于远程办公的文章,里面介绍了不少好工具,大家可以参考:《出不了门?节后可以考虑远程办公》
  4. 国内较早做远程工作社区的电鸭社区,也有大量关于远程工作资料的汇总:《中国远程工作资料大全》
  5. 37signals 团队有本专门介绍远程办公的小书《重来 2》,给各位老板参考,有电子版。
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